Wat kost een handmatige order écht? De ROI van Order Entry software

In de groothandel wordt vaak gekeken naar de prijs van software, maar zelden naar de kosten van het niet hebben van die software. We zijn gewend aan het proces zoals het is: een vertegenwoordiger die orders noteert en een binnendienst die ze later verwerkt. Maar als je de rekenmachine erbij pakt, schrik je vaak van de verborgen kosten van deze werkwijze.

In het kort. De ROI van de PLGGR | Order Entry:

• Tijdsbesparing: Reduceer orderverwerking van 15 naar minder dan 2 minuten per order.
• Fout reductie: Voorkom herstelkosten van €50 tot €180 per foutieve order (gebaseerd op 1 - 4 uur hersteltijd).
• Efficiëntie: Bespaar gemiddeld 22 uur per maand per binnendienstmedewerker.
• Innovatie: Gebruik de AI Order Assistent om foto's van schappen of handgeschreven kladblaadjes direct om te zetten in digitale orders.
• Terugverdientijd: Met een starttarief van €150 per maand verdient de software zich bij een gemiddeld ordervolume in de eerste week al terug.

‍

De harde cijfers: Van 15 naar 2 minuten

Het handmatig verwerken van een order (e-mail lezen, klant opzoeken in het ERP, artikelnummers overtikken, prijzen controleren) kost gemiddeld 15 minuten. Met een goede Order Entry app staat diezelfde order in minder dan 2 minuten in het systeem.

Stel dat een binnendienstmedewerker 100 orders per maand verwerkt. Dat is 1.500 minuten aan administratie. Met de app breng je dit terug naar 200 minuten. Je bespaart dus 1.300 minuten (bijna 22 uur) per maand, per medewerker. Alleen al op basis van loonkosten heb je de maandelijkse fee van de software (Essential tier vanaf 150 euro) er dan meestal binnen de eerste week van de maand al uit.‍

‍

De prijs van een foutje

Een order die handmatig wordt overgetikt, is een risico. Een verkeerd artikelnummer of een typefout in de aantallen is zo gemaakt. In de praktijk kost het herstellen van zo’n fout tussen de 1 en 4 uur. Denk aan het uitzoeken van wat er misging, het regelen van een retourzending, het opnieuw versturen van de juiste spullen en de administratieve afhandeling.

Als je uitgaat van een gemiddeld uurtarief, kost één foutieve levering je bedrijf al snel tussen de 50 en 180 euro. En dan rekenen we de deuk in het vertrouwen van de klant of retourkosten nog niet eens mee.

Een systeem dat deze fouten bij de bron voorkomt, verdient zichzelf dus razendsnel terug.‍

‍

Meer dan alleen besparen: Meer verkopen

ROI gaat niet alleen over minder kosten, maar ook over meer opbrengst. Een vertegenwoordiger die onderweg is, heeft met een app direct inzicht in de bestelhistorie en actuele voorraden van de klant.

Door het gemak en de snelheid kan een vertegenwoordiger gemiddeld twee extra klantbezoeken per week afleggen. Belangrijker nog: omdat de app suggesties doet voor bijpassende artikelen en de klant direct ziet wat er op voorraad is, zien we dat de gemiddelde orderwaarde stijgt. Klanten bestellen simpelweg meer als het proces soepel verloopt en ze direct bevestiging krijgen.

De AI Order Assistent: De toekomst van orderinvoer

Wat PLGGR uniek maakt, is de AI Order Assistent. Stel je voor: je staat bij een klant in het magazijn en ziet een schap dat bijna leeg is. In plaats van alles op te schrijven, maak je een foto van alle artikelen die bijna op zijn. De AI herkent om welke producten het gaat en zet ze klaar om te bestellen. Maar ook kladblaadjes waar alle artikelcodes en aantallen al op staan worden moeiteloos uitgelezen door de AI Order Assistent.

Dit is geen verre toekomstmuziek, maar technologie die nu al beschikbaar is. Het haalt de laatste drempel van handmatige invoer weg en zorgt ervoor dat je sales team zich kan focussen op het gesprek met de klant, in plaats van op hun scherm.‍

‍

Conclusie: Een rekensom die altijd klopt

Of je nu kiest voor de Essential versie van 150 euro of de Enterprise variant vanaf 450 euro per maand: de investering valt in het niet bij de winst in tijd en de reductie van fouten.

De vraag is dus niet of je Order Entry software kunt betalen, maar of je het je kunt veroorloven om orders handmatig te blijven verwerken.