Wanneer is je bedrijf klaar voor een PIM-systeem?
In de wereld van handelsbedrijven draait alles om productinformatie. Klopt die informatie niet, staat het verkeerd op de website, of is het verouderd? Dan loopt het bedrijf risico: op fouten, retouren, vertraging en vooral frustratie. Toch zien we bij veel MKB’ers dat ze jarenlang blijven werken met versnipperde systemen, handmatige processen en Excel-bestanden tot het echt niet meer gaat.
Hoe weet je dat het tijd is voor een PIM?
De signalen dat je bedrijf toe is aan een PIM-systeem zijn verrassend voorspelbaar. Dit is wat we vaak horen van klanten vóór ze instappen:
- Het aantal systemen blijft groeien en het beheer wordt onoverzichtelijk
- Het productaanbod groeit, net als de behoefte aan verrijkte content
- Er zijn steeds meer FTE's nodig om alles up-to-date te houden
- Teams weten niet van elkaar wat er al gedaan is, en houden alles handmatig bij in Excel
Op dat moment wordt het voor de meeste bedrijven duidelijk: deze manier van werken is niet schaalbaar. Er moet iets centraal worden opgezet en dat is wanneer een PIM-systeem in beeld komt.
Waar gaat het vaak mis?
Bij veel handelsbedrijven is productinformatie verspreid over verschillende systemen: het ERP, Excel, (online) drives, websites, mappen, noem maar op. Daardoor ontstaat er:
- Data inconsistentie: dezelfde producten krijgen verschillende omschrijvingen op verschillende kanalen
- Foutgevoelige processen: wijzigingen worden niet overal tegelijk bijgewerkt
- Tijdverlies: werknemers moeten op meerdere systemen inloggen en meerdere keren dezelfde gegevens invoeren
- Afhankelijkheid van individuen: wanneer de collega die "alles weet” met pensioen gaat, verdwijnt de kennis en structuur vaak
En misschien nog wel het grootste probleem: niemand heeft overzicht.
Wat levert een goed PIM-systeem op?
Een goed geïmplementeerd PIM-systeem is veel meer dan een databeheer-tool. Het is een groeiversneller.
Je profiteert van:
- Efficiënter werken: Minder dubbel werk en minder fouten
- Eén centrale bron van waarheid: altijd actuele en consistente productdata
- Betere samenwerking: iedereen werkt in hetzelfde systeem
- Een snellere time-to-market: producten staan sneller online, waardoor je een voordeel krijgt ten opzichte van je concurrenten
- Minder tools nodig: beheer alle kanalen en winkels vanaf één plek
En het belangrijkste voordeel? Rust binnen je organisatie.
Klantcase: van 21 Excel-bestanden naar schaalbare groei
Een klant uit de foodsector werkte jarenlang met losse Excel-bestanden. Voor elke productcategorie en elke taal een apart bestand, in totaal 21 bestanden. Bij elke wijziging moesten die handmatig worden bijgewerkt en geüpload naar drie verschillende webshops. Toen het moederbedrijf ook nog eens vroeg om twee extra webshops op te zetten, begon de rek eruit te raken. Alles handmatig blijven beheren was geen optie meer.
Door het implementeren van de PLGGR | PIM, konden ze:
- Al hun productgegevens centraliseren
- Meerdere webshops beheren vanuit één systeem
- Assortimenten per webshop flexibel toewijzen, zonder ''data vervuiling”
- Eenvoudig nieuwe webshops toevoegen via integraties met Shopify of Webflow
- Bestellingen beheren via onze geïntegreerde PLGGR | Order Entry
Het resultaat: minder werk, minder fouten, snellere livegang van nieuwe shops, en vooral: grip op groei!
Conclusie: een PIM is geen luxe, maar een voorwaarde voor schaalbare groei
Twijfel je of jouw organisatie toe is aan een PIM-systeem? Grote kans dat als je deze problemen herkent, het antwoord al duidelijk is. Door te investeren in structuur, voorkom je chaos en maak je ruimte voor groei.
Wil je weten of een PIM relevant is voor jouw organisatie?
Doe de gratis Quick Scan: in slechts 2 minuten zie je hoeveel tijd en kosten je kunt besparen met een goed gestructureerd PIM-systeem.
