Hoe waarborg je dat prijzen en condities altijd correct zijn in Order Entry?

Niets is zo schadelijk voor de klantrelatie als een vertegenwoordiger die een prijs toezegt die achteraf niet blijkt te kloppen. Voor groothandels met complexe prijsstructuren, staffelkortingen en klantspecifieke afspraken is het handmatig bijhouden van deze condities onbegonnen werk. Het risico op fouten is simpelweg te groot.

De oplossing ligt in een naadloze integratie waarbij het ERP-systeem de 'leidende bron' blijft, terwijl de Order Entry app deze data real-time ontsluit.

In het kort: Altijd de juiste prijs

• ERP als Bron: Beheer prijzen en condities centraal in je ERP-systeem; de Order Entry app volgt deze data 1-op-1.

• Real-time Berekening: De app berekent direct de prijs op basis van de ingelogde klant en het bestelde volume (staffels).

• Validatie-check: Voorkom dat orders met verouderde prijzen verzonden worden door een verplichte synchronisatie bij het afsluiten van de order.

• Inzicht in Marges: Geef sales direct inzicht in hun speelruimte zonder dat ze de grip op de winstgevendheid verliezen.

De kracht van de 'Live' verbinding

De enige manier om 100% zekerheid te bieden, is door af te stappen van statische prijslijsten. In een modern Order Entry proces 'pullen' we de prijs direct vanuit het ERP op het moment dat een artikel wordt toegevoegd. Hierdoor worden alle complexe rekenregels die je over de jaren in je ERP hebt opgebouwd (zoals actieperiodes of bonusafspraken), direct toegepast in de app.

"Een verkoper moet tijdens het gesprek met de klant blind kunnen vertrouwen op de cijfers die hij ziet. Niets is vervelender dan een goed moment moeten onderbreken om een prijs te checken of later terug te moeten bellen met een correctie. Als de data klopt, kan de focus weer volledig naar het advies en de deal." - Wesley Regtuit, Business Line Manager bij PLGGR.

Omgaan met klantspecifieke condities

In de B2B-wereld is bijna geen enkele prijs universeel. De ene klant heeft een vaste korting op een productgroep, terwijl de andere een speciale nettoprijs heeft voor een specifiek artikel. Goede Order Entry software herkent de klantidentiteit bij het inloggen en past onmiddellijk de juiste prijsmatrix toe. Dit voorkomt discussies achteraf en geeft de vertegenwoordiger het zelfvertrouwen om direct een klap op de deal te geven.

Foutreductie bij de bron

Naast het ophalen van de prijs, waarborgt het systeem ook de logica. Bestelt een klant een volume dat niet past bij een bepaalde staffel? Of is een prijsafspraak verlopen? De app geeft een directe melding. Zo worden fouten hersteld op het moment dat de verkoper nog bij de klant aan tafel zit, in plaats van dagen later door de binnendienst.

Conclusie: Betrouwbaarheid als fundament

Het waarborgen van correcte prijzen en condities is geen luxe, maar een noodzaak voor een professionele operatie. Door je Order Entry app direct te koppelen aan de logica van je ERP, elimineer je de kans op menselijke fouten en creëer je rust op zowel de verkoop- als de administratieafdeling.

Wil jij ook nooit meer discussies over foute prijzen in je orders? Ontdek hoe onze real-time koppelingen ervoor zorgen dat je team altijd met de meest actuele condities werkt. Boek een demo-call van 20 minuten en we laten je zien hoe wij de complexe prijslogica van jouw ERP feilloos vertalen naar het veld.