PIM versus ERP: wanneer gebruik je welk systeem en hoe koppel je ze

PIM en ERP worden vaak in één adem genoemd, maar vervullen ieder een andere rol binnen de digitale processen van handelsbedrijven. Waar een ERP-systeem draait om transacties en operationele processen, richt een PIM-systeem zich volledig op het beheren en distribueren van productinformatie.

In deze blog leggen we uit wat het verschil is tussen PIM en ERP, wanneer je welk systeem nodig hebt en hoe beide systemen samenwerken via integraties met ERP-systemen, webshops en andere digitale platformen. Dit helpt organisaties om productdata schaalbaar, consistent en toekomstbestendig in te richten.

‍

Wat is het verschil tussen een PIM en een ERP?

In veel handelsbedrijven spelen zowel ERP- als PIM-systemen een centrale rol in digitale processen. Toch worden deze systemen regelmatig met elkaar verward.

Een ERP-systeem richt zich op operationele bedrijfsprocessen zoals inkoop, verkoop, voorraadbeheer, logistiek en financiële administratie. Het fungeert als ruggengraat van de organisatie en is primair proces gedreven.

Een PIM-systeem richt zich specifiek op productinformatie. Denk aan commerciële productdata, technische specificaties, marketingteksten, classificaties, afbeeldingen en documentatie. Het doel van een PIM is het centraal beheren, verrijken en distribueren van consistente productdata over alle kanalen.

Kort samengevat:

• ERP: beheert transacties en processen
• PIM: beheert productdata en content

Beide systemen vullen elkaar aan, maar lossen verschillende vraagstukken op.

‍

Wanneer heb je een PIM nodig naast een ERP?

Veel ERP-systemen bevatten productvelden, maar zijn niet ontworpen voor uitgebreide productverrijking of multi-channel distributie. Zodra productdata complexer wordt, meerdere afdelingen ermee werken of data naar meerdere kanalen moet worden gepubliceerd, ontstaan beperkingen.

Een PIM is relevant wanneer:

• Productinformatie uit meerdere bronnen komt
• Marketing, sales en e-commerce dezelfde data gebruiken
• Er meerdere talen, markten of assortimentsstructuren zijn
• Productdata gedeeld moet worden met klanten, leveranciers of partners

In deze situaties biedt een PIM structuur, controle en schaalbaarheid die een ERP doorgaans niet levert.

‍

Kan een PIM koppelen met mijn ERP?

Ja, een PIM wordt vrijwel altijd gekoppeld aan een ERP-systeem. Deze koppeling vormt de basis van een betrouwbare productdataketen.

Het ERP levert meestal:

• Artikelstructuur en SKU’s
• Basis productkenmerken
• Prijs-en voorraadgegevens
• Leveranciersinformatie

Een PIM voegt hierop toe:

• Commerciële productinformatie
• Marketingcontent
• Verrijkte attributen
• Classificaties zoals GS1 of ETIM

Via integraties blijft data gesynchroniseerd, terwijl elk systeem zijn eigen verantwoordelijkheid behoudt.

‍

PIM koppelen met een webshop of e-commerce platform

Naast ERP-integraties is een koppeling met webshops en e-commerce platforms essentieel. Deze kanalen vragen om rijke, actuele en consistente productinformatie.

Typische data die vanuit een PIM naar een webshop stroomt:

• Producttitels en beschrijvingen
• Afbeeldingen en media
• Specificaties en filters
• Categorisaties en labels

Een PIM zorgt ervoor dat productupdates niet handmatig per kanaal hoeven te worden doorgevoerd. Dit versnelt de time-to-market en vermindert fouten.

‍

Welke PIM integraties zijn belangrijk?

De belangrijkste integraties rondom een PIM zijn:

• ERP-systemen voor stamdata en procesinformatie
• Webshops en marketplaces voor publicatie
• Ingebouwde DAM-functionaliteit voor beeld- en mediabeheer binnen de PIM
• Externe datastandaarden zoals GS1
• Klant-of partnersystemen binnen de supply chain

Een toekomstbestendige PIM-architectuur is flexibel en kan eenvoudig nieuwe koppelingen toevoegen.

‍

Hoe lopen productdatastromen tussen PIM, ERP en andere systemen?

Om PIM en ERP goed samen te laten werken, is het belangrijk om helder te definiëren waar data wordt beheerd en hoe deze stroomt tussen systemen.

In de praktijk ziet dit er vaak als volgt uit:

• Het ERP-systeem is eigenaar van artikelstructuur, SKU’s, basiskenmerken, prijzen en logistieke data
• Een PIM is eigenaar van commerciële productinformatie, verrijkte attributen, classificaties, media en kanaalspecifieke content

Data stroomt meestal eenmalig vanuit het ERP naar de PIM voor structurering en verrijking. Vanuit de PIM wordt de productinformatie vervolgens verspreid naar webshops, marketplaces, catalogi, partners en soms terug naar het ERP voor verrijkte velden.

Door deze verantwoordelijkheden scherp te scheiden, voorkom je dubbele invoer, dataconflicten en onduidelijk eigenaarschap.

‍

Integraties als strategisch fundament

Integraties tussen PIM, ERP en andere systemen zijn meer dan technische koppelingen. Ze bepalen hoe schaalbaar en toekomstbestendig het digitale landschap is.

Zonder duidelijke integraties ontstaan vaak losse puntoplossingen. Dit leidt tot handmatig werk, datasilo’s en beperkte flexibiliteit wanneer nieuwe kanalen, landen of systemen worden toegevoegd.

Een strategische integratie-aanpak zorgt ervoor dat:

• Nieuwe verkoopkanalen sneller aangesloten worden
• Meerdere ERP-systemen of webshops ondersteund kunnen worden
• Productdata centraal beheerd blijft, ook bij groei of overnames

Hiermee wordt voorkomen dat het PIM-systeem zelf een nieuw knelpunt wordt binnen het IT-landschap.

‍

Veel voorkomende misverstanden over PIM en ERP

Bij het vergelijken van PIM en ERP komen een aantal aannames vaak terug:

• Een ERP kan een PIM vervangen
• Een PIM is alleen relevant voor e-commerce
• Integraties zijn vooral technisch

In de praktijk zijn ERP-systemen niet ingericht voor rijke productcontent en multi-channel distributie. Ook sales, marketing, klantenservice en partners profiteren van centrale productdata. Integraties bepalen bovendien hoe processen en samenwerking zijn ingericht.

‍

Hoe bepaal je of jouw organisatie klaar is voor PIM?

Een organisatie is vaak toe aan een PIM wanneer meerdere van de volgende signalen herkenbaar zijn:

• Productdata staat verspreid over meerdere systemen en bestanden
• Aanpassingen aan productinformatie kosten veel tijd
• Marketing en sales werken met verschillende versies van productdata
• Nieuwe kanalen of markten zijn lastig aan te sluiten
• Datakwaliteit wordt steeds belangrijker binnen de supply chain

Een PIM helpt deze complexiteit beheersbaar te maken door structuur, eigenaarschap en schaalbaarheid te introduceren.

‍

PLGGR binnen dit landschap

Binnen dit digitale landschap positioneert PLGGR zich als aanbieder van moderne data- en procesoplossingen voor handelsbedrijven. De PLGGR | PIM bevat een connectie met je ERP, een AI-Assistent voor productverrijking en een standaard geïntegreerde DAM-functionaliteit, waardoor afbeeldingen, documenten en andere media direct gekoppeld zijn aan productdata.

Dit voorkomt extra systemen, vereenvoudigt beheer en zorgt ervoor dat productinformatie en media altijd synchroon blijven over alle kanalen.

‍

Conclusie

PIM en ERP vervullen ieder een eigen rol binnen digitale processen van handelsbedrijven. Het ERP stuurt transacties en operationele processen aan, terwijl het PIM-systeem zorgt voor consistente, verrijkte en schaalbare productinformatie.

Door duidelijke datastromen, strategische integraties en realistische verwachtingen ontstaat een digitaal landschap dat meegroeit met de organisatie. Niet door systemen te vervangen, maar door ze slim te laten samenwerken.

Voor organisaties die hun productdata willen professionaliseren en toekomstbestendig willen inrichten, vormt de combinatie van PIM, ERP en doordachte integraties een essentieel fundament.