Wat zijn veel voorkomende problemen bij een PIM-implementatie?

De stap naar een Product Information Management (PIM) systeem is voor veel groothandels de weg naar volwassenheid in e-commerce. Toch verloopt de implementatie niet altijd zonder slag of stoot. De grootste uitdagingen zijn vaak niet technisch van aard, maar hebben te maken met processen, data-kwaliteit en menselijke factoren.

In deze blog bespreken we de meest voorkomende valkuilen en, belangrijker nog, hoe je ze omzeilt voor een vlekkeloze start.

In het kort: De grootste PIM-valkuilen

• Onduidelijke verantwoordelijkheid: Wie is eigenaar van welke data? 

• Vervuilde bron-data: Het risico van "Garbage In, Garbage Out" door versnipperde bronnen. 

• Versiebeheer-chaos: Werken met verouderde bestanden en verschillende versies van teksten. 

• Onderschatting van de tijd: Het opschonen van data kost vaak meer tijd dan gedacht.

1. Onduidelijke rollen en verantwoordelijkheden

Een PIM-systeem raakt meerdere afdelingen: Inkoop, Marketing en Sales. Een veelvoorkomend probleem is dat er geen duidelijke 'data-eigenaar' wordt aangewezen. Wie bepaalt de commerciële productnaam? Wie is verantwoordelijk voor de nauwkeurigheid van de technische specificaties? Zonder duidelijke afspraken blijft data incompleet of spreken systemen elkaar tegen.

2. "Garbage In, Garbage Out": De valstrik van versnipperde data

Een PIM is bedoeld om data te verrijken, niet om een rommelig archief te verbloemen. De grootste boosdoener is vaak de wildgroei aan bronbestanden.

• Versie-chaos: Vaak zweven er verschillende versies van productteksten rond: de "definitieve" versie in Word, een kortere versie in het ERP en een aangepaste variant in een oude Excel-lijst. Zonder centrale regie weet niemand welke tekst de juiste is.

• Verouderde uploads: Het komt vaak voor dat bij een migratie per ongeluk verouderde bestanden of afbeeldingen worden geüpload die al lang vervangen hadden moeten zijn.

• Inconsistente eenheden: In het ene bestand staan afmetingen in centimeters, in het andere in meters. Als je dit blindelings overneemt, is je data onbruikbaar voor filters in een webshop. Een grondige data-audit vóór de migratie is daarom essentieel om te bepalen welke bron de 'Master' is.

3. De berg werk onderschatten

Het verhuizen van Excel naar een PIM is het ideale moment voor een grote schoonmaak. Veel organisaties onderschatten echter hoeveel tijd het kost om duizenden artikelen te controleren, te verrijken en te voorzien van de juiste media. Het is geen eenmalige export, maar een proces van validatie en verfijning.

4. De oplossing: Begin klein en schaal op

De succesvolste implementaties beginnen met een 'test-import' van een kleine groep producten. Hiermee controleer je of de mapping klopt en of de data goed overkomt naar je webshop of app. Pas als de basis 100% staat, rol je het systeem uit naar het volledige assortiment.

"Een PIM-implementatie slaagt pas echt als het team begrijpt dat het systeem er is om hen te helpen, niet om hen extra werk te bezorgen. Het gaat om het creëren van overzicht in de chaos, zodat iedereen weer met vertrouwen naar de productdata durft te kijken." - Wesley Regtuit, Business Line Manager bij PLGGR.

Conclusie: Een goede voorbereiding is het halve werk

De meeste problemen bij een PIM-implementatie zijn te voorkomen door vooraf kritisch naar je huidige data en processen te kijken. Door verantwoordelijkheden vast te leggen en de tijd te nemen voor een schone migratie, leg je een fundament waar je jarenlang op kunt bouwen.

Wil jij de veelvoorkomende valkuilen bij een PIM-implementatie vermijden?

Ontdek hoe onze experts je begeleiden bij een vlekkeloze overgang van Excel naar een gestructureerd PIM-systeem. Boek een demo-call van 20 minuten en we maken samen een plan voor jouw succesvolle implementatie.