Keuzehulp: Zo selecteer je de juiste Order Entry software voor jouw groothandel

Je kent het wel: de verkoop binnendienst die de hele dag bezig is met het overtikken van bestellingen die via WhatsApp, e-mail of zelfs nog per fax binnenkomen. Het is een proces vol ruis. Orders die blijven liggen, fouten in artikelnummers en een constante stroom telefoontjes van klanten die vragen waar hun spullen blijven.

Digitaliseren is dan de logische stap. Maar als je gaat zoeken naar 'Order Entry software', kom je al snel terecht in een oerwoud van vage beloftes en complexe systemen.

Hoe scheid je het kaf van het koren? In deze keuzehulp kijken we naar wat er écht toe doet voor een groothandel die simpelweg wil dat orders sneller, foutloos en zonder gedoe in het systeem belanden.‍

1. De koppeling met je ERP is het startpunt

Veel systemen beloven een 'naadloze integratie', maar in de praktijk valt dat vaak tegen. Order Entry software is namelijk zo sterk als de data waar het mee werkt.

Een goede oplossing haalt real-time informatie direct uit je ERP. Denk aan klantspecifieke prijzen, staffelkortingen en de actuele voorraadstand. Als de software deze data niet direct ophaalt, ben je alsnog handmatig informatie aan het synchroniseren. Dat is precies wat je wilt voorkomen. Vraag dus altijd door: is de koppeling live, of zit er een vertraging in?‍

2. Gebruiksgemak: De praktijktest voor sales

Je buitendienst is de belangrijkste gebruiker van de software. Zij staan in een stoffig magazijn, op een bouwplaats of zitten in een drukke auto tussen afspraken door. Ze hebben geen tijd voor een app met twintig verschillende schermen en eindeloze menu’s.

De software moet intuïtief zijn. Een order moet in een paar klikken staan. Kan een nieuwe collega de app gebruiken zonder een dikke handleiding te lezen? Dan zit je goed. Vergeet ook niet te vragen naar een offline-modus. Niets is frustrerender voor een vertegenwoordiger dan een systeem dat niet werkt omdat de wifi in de showroom van de klant het laat afweten.‍

3. Flexibiliteit zonder maatwerk

Groothandels hebben vaak complexe afspraken. Klant A mag alleen bepaalde merken bestellen, Klant B heeft een afwijkende palletprijs en Klant C krijgt pas korting bij afname van een volle doos.

De verleiding is groot om voor een systeem te kiezen dat je vervolgens helemaal 'op maat' laat bouwen naar je huidige proces. Doe dat liever niet. Maatwerk is duur, traag en lastig te updaten. Zoek liever naar software die standaard al flexibel genoeg is om met verschillende eenheden en klantcondities om te gaan. Een goede tool dwingt je processen in een logische baan zonder ze in een keurslijf te stoppen.‍

4. De blinde vlek: Adoptie op de werkvloer

De grootste fout bij het selecteren van nieuwe software is dat de beslissing alleen door de directie of de IT-afdeling wordt genomen. Als de mensen op de binnendienst en in de buitendienst het systeem niet begrijpen of het gevoel hebben dat het hen meer tijd kost, gaan ze het niet gebruiken.

Kijk bij de selectie dus niet alleen naar de functies, maar ook naar de ondersteuning. Hoe makkelijk is het om mensen te trainen? Biedt de leverancier hulp bij het onboarden van je team? Software is een hulpmiddel, geen doel op zich. Het succes valt of staat met de mensen die de orders invoeren.‍

5. De kosten: Kijk verder dan de licentie

Natuurlijk speelt de prijs een rol. Maar staar je niet blind op de maandelijkse licentiekosten. Een goedkoop pakket dat niet goed koppelt, kost je aan het eind van de maand meer geld door de uren die je binnendienst nog steeds kwijt is aan het herstellen van fouten.

Bereken de ROI liever op basis van de tijd die je bespaart. Als je binnendienst 30% minder tijd kwijt is aan administratie, hoeveel meer tijd hebben ze dan voor écht klantcontact en verkoop? Dat is waar de winst zit.‍

Conclusie

De juiste Order Entry software kiezen is geen kwestie van de meeste functies afvinken. Het gaat om een systeem dat jouw specifieke groothandel-logica snapt, probleemloos praat met je ERP en zo simpel is dat je sales team er met plezier mee werkt.

Wil je weten of jouw huidige proces klaar is voor de volgende stap? We denken graag met je mee over de beste route voor jouw organisatie.