Iedereen digitaliseert. Maar wie heeft de regie nog?

De belofte van digitalisering

De afgelopen jaren was digitalisering hét antwoord voor de groothandel. ERP systemen, PIM oplossingen, webshops en talloze koppelingen moesten zorgen voor meer efficiëntie en betere dienstverlening. Toch ervaren veel organisaties het tegenovergestelde: niet méér grip, maar juist meer chaos.

Dat begint bij de data. Productinformatie, voorraadstanden en afbeeldingen zijn vaak verspreid over verschillende systemen. Een product wordt in het ene systeem anders weergegeven dan in het andere, met fouten en vertraging als gevolg. Operationele teams lossen dat op door alles dubbel bij te houden in Excel, waardoor er schaduwsystemen ontstaan die de dagelijkse operatie draaiende houden.

‍ 

Waarom systemen tekortschieten

De kern van het probleem is dat systemen worden geïntroduceerd zonder duidelijke proceslogica. Alles wordt gekoppeld, maar niemand heeft het overzicht. In veel gevallen proberen groothandels zelfs alles in één systeem te stoppen. In theorie klinkt dat overzichtelijk, maar in de praktijk leidt het tot logge structuren waar kleine aanpassingen enorme gevolgen hebben. Digitalisering zonder grip op data creëert daarmee niet de beloofde efficiëntie, maar juist extra complexiteit.

Een treffend voorbeeld is een grote fietsgroothandel die de financiële administratie nog volledig in Excel deed, ondanks forse investeringen in software. Een ander voorbeeld: klanten die prachtige designs voor webshops aanleverden, maar zonder de productdata die nodig is om ze te vullen. In zulke situaties blijkt dat tools op zichzelf niets oplossen.

"Digitalisering zonder databeheer is geen vooruitgang, maar georganiseerde chaos. Je krijgt pas echt grip als je stopt met systemen stapelen en start met structuur." - Wesley Regtuit, Product Owner bij PLGGR
‍

Data als fundament voor grip

Het verschil tussen chaos en regie zit in de manier waarop je data beheert. Een klant die zijn productinformatie centraal en foutloos wist te organiseren, bespaarde drie FTE’s per maand. Niet door meer systemen te gebruiken, maar door de basis op orde te brengen.

Wij gebruiken vaak de metafoor van de bal wol. Veel groothandels zitten met een kluwen van systemen, spreadsheets en koppelingen. De verleiding is groot om er nóg een tool aan toe te voegen. Maar de enige manier om grip te krijgen is door stap voor stap te ontwarren. Begin bij de productinformatie, sluit daar de orderstromen op aan en verbind daarna de webshops en platforms.

Minder tools, meer structuur

Digitalisering werkt pas als data klopt. Zonder betrouwbare en consistente productinformatie blijven systemen symptoombestrijders. Groei vraagt daarom niet om méér tools, maar om minder frictie. En dat bereik je alleen door eigenaarschap te nemen over data. Wie dat goed organiseert, haalt wél de belofte uit digitalisering die de afgelopen jaren zo vaak is gemaakt.